Le secrétaire d’Apel d’établissement

L'Apel est une association de type Loi 1901, dont le fonctionnement est fixé par des statuts. Une association loi 1901 est constituée d'adhérents ayant nominativement réglé une cotisation. Ces adhérents élisent les membres du conseil d'administration en assemblée générale (mandat de 3 ans comme indiqué dans les statuts-types). Ce sont ensuite aux membres du conseil d'administration d’élire individuellement, chaque année, les membres du bureau : le président, le secrétaire et le trésorier. Un secrétaire adjoint peut également être élu.

Il n’est statutairement pas possible de cumuler un mandat au sein du bureau et une fonction au sein de l’établissement ou de l’organisme de gestion.

Rôle et responsabilité du secrétaire

Le secrétaire de l'Apel, qui est bénévole au même titre que les autres membres du bureau, assure le fonctionnement administratif de l'association. Il est chargé de :

enregistrer le courrier et les factures, les transmettre au président et au trésorier ;
rédiger, faire signer, enregistrer et expédier les divers courriers administratifs relatifs au fonctionnement de l'association ;
organiser la communication et l'information des administrateurs ;
assurer le classement des documents ;
déposer les dossiers de demandes de subventions.

En amont des réunions statutaires

Il doit également, en amont des assemblées générales et conseils d'administration :

rédiger et envoyer, dans le respect des délais impartis (cf. statuts) les convocations ;
préparer les documents nécessaires ;
réserver les salles et le matériel nécessaire (penser au vote à bulletin secret) ;
organiser les votes et les pouvoirs ;
prévoir de prendre des notes pour rédiger le compte-rendu des réunions.

Suite aux réunions

Le secrétaire est chargé de :

rédiger les procès-verbaux des AG et compte-rendu des réunions du CA ;
tenir les archives de l'association ;
déclarer au greffe des associations de la préfecture la liste des membres du conseil d’administration dans un délai maximum de trois mois après la tenue des élections.

Prêt de matériel entre Apel : un modèle de convention en téléchargement

L'Apel nationale vous propose un modèle de convention pour encadrer le prêt de matériel entre Apel (de type machine à pop-corn ou barbe-à-papa). Vous le trouverez ci-dessous, dans les documents à télécharger.

Le secrétaire : mémoire de l’association et garant de son bon fonctionnement

En s'assurant de la bonne transmission de l'information entre les membres du bureau et les conseillers administrateurs, le secrétaire participe aussi à la cohésion de l'équipe Apel. Il constitue la mémoire de l'association et assure la conservation des documents.

Il est à la fois garant :

des classements (statuts, règlement intérieur, PV, documents préfectoraux, etc.) ;
de la bonne information des membres du bureau ;
de la mise à jour des documents (par exemple la liste du matériel appartenant à l'Apel) ;
du respect des délais de rédaction des courriers et d'expédition des convocations, de transmission des PV et des compte-rendu.

Un coffre-fort numérique dans votre espace privé

Une fonctionnalité d'archivage est disponible dans votre espace privé, dans la rubrique « Faire vivre mon Apel d’établissement » : intitulée "Les archives administratives de mon Apel", elle permet aux responsables Apel de sauvegarder de façon sécurisée les documents officiels relatifs à la vie de leur association (parution au JO, déclaration au greffe des associations, PV d’AG, etc.).

Les membres du bureau peuvent téléverser des documents et consulter ceux qui sont archivés, tandis que les membres du CA peuvent seulement les consulter. Ainsi les équipes successives auront toujours la possibilité de retrouver les documents archivés par leurs prédécesseurs.