L’assemblée générale
L’assemblée générale ordinaire
Elle se réunit au moins une fois par an, et traite de toutes les questions concernant la vie et le fonctionnement de l'association. Elle peut également être convoquée à tout moment, pour délibérer sur un sujet ou une orientation importante. L'assemblée générale ordinaire réunit l'ensemble des parents adhérents, leur permettant ainsi de se retrouver et de vivre un moment de convivialité. Elle a pour but de rendre compte, de partager l'information et de rassembler les membres autour des projets communs.
Les statuts détaillent son déroulement : « L’assemblée générale ordinaire annuelle entend la présentation du rapport d’activité et du rapport financier préalablement validé par le conseil d’administration précédant l’assemblée générale. Elle vote les comptes de l’exercice, les orientations de l’année, le budget prévisionnel, le montant de la cotisation de l’année suivante. Elle pourvoit au renouvellement des membres sortants du conseil d’administration » qui élira à son issue les membres du bureau. « Elle délibère exclusivement sur les questions inscrites à l’ordre du jour ».
L’assemblée générale d’Apel d’établissement ordinaire doit se tenir avant le 15 octobre. Le quorum n’y est pas requis. Le nombre de pouvoirs est limité à deux par adhérent présent. Le PV d’AG doit être envoyé aux adhérents.
Un modèle de présentation powerpoint pour l’AG
Un modèle de présentation PPT vous est proposé dans les documents à télécharger. Il est destiné à être complété par vos soins et adaptés à la situation de votre Apel. Chacune des slides comporte des commentaires :
- certains sont en italique : ils ont vocation à vous aider dans la préparation de l'AG ;
- d'autres en typo normale : ils sont là pour vous aider à commenter les slides le jour J.
L’assemblée générale extraordinaire
Elle n'est convoquée que pour des circonstances exceptionnelles qui touchent aux fondements même de l'association : révision statutaire ou décision de dissolution.
Compte tenu du caractère exceptionnel de ce type de réunion, les conditions de convocation et de quorum (nombre minimum de participants pour que l'assemblée puisse délibérer valablement) sont plus contraignantes que pour les assemblées ordinaires.
Il faut, de ce fait, veiller à bien respecter les dispositions statutaires en la matière, en particulier :
- tout projet de changement de statuts doit être soumis à l’Apel départementale trente jours francs au moins avant leur adoption définitive ;
- le président départemental, membre de droit de l’Apel d’établissement, doit être invité à l’AGE ;
- le calcul du quorum : ¼ des adhérents doivent être présents à l’AGE pour que les votes soient valides. Les nouveaux statuts seront approuvés si 2/3 des votes exprimés par les personnes présentes ou représentées y sont favorables ;
- l’importance de déclarer sous 3 mois les nouveaux statuts en préfecture, de conserver ces statuts et le récépissé dans le coffre-fort numérique (voir rubrique « Archives administratives de mon Apel ») et de les transmettre à son Apel départementale.
Qui inviter à l’assemblée générale ?
Tous les adhérents de l'association doivent être convoqués à l'assemblée générale, ainsi que le membre de droit (président de l'Apel départementale ou son représentant).
Des personnes extérieures peuvent également être invitées, pour une raison précise : nécessité de faire appel à une personne qualifiée pour traiter d'un sujet technique, volonté d'entretenir la qualité des liens institutionnels, etc.
Citons notamment :
- le chef d’établissement : son appui est indispensable pour que l’Apel puisse mener à bien ses projets, aussi est-il important de le convier à l'AG. Cela peut aussi être une occasion pour lui de dialoguer directement avec les parents, sur un sujet choisi selon les circonstances ;
- le président de l’Ogec. Les parents connaissent généralement mal le fonctionnement de l’établissement. Inviter le président de l'Ogec peut être un moyen de le présenter, tout en renforçant la coopération entre les deux associations ;
- le maire de la commune (pour une école) ou l’adjoint chargé des affaires scolaires, un député, etc. s'il existe un réel partenariat avec l'Apel.
Quelles que soient les personnes extérieures invitées, il conviendra de bien les accueillir, de fixer à l'avance les conditions de leur présence (simple auditeur ou temps de parole accordé, sur un sujet précis et une durée donnée...) et d'avoir bien préparé son assemblée générale, pour donner une image positive et dynamique de l'Apel !
Pourquoi un tel formalisme ?
Un certain formalisme est nécessaire - avant, pendant et après les assemblées - pour que les délibérations aient une valeur légale. La méconnaissance ou le non-respect des règles de procédure définies par les statuts peuvent entraîner l'annulation de toutes les décisions prises au cours d'une assemblée générale.
