Fêtes et kermesses

Déclarations et demandes d’autorisation 

Toute association à but non lucratif est autorisée à organiser six manifestations de soutien et de bienfaisance par an, sans que les recettes occasionnées soient soumises à la TVA ou à l'impôt sur les sociétés. Les kermesses organisées par les Apel peuvent donc entrer dans ce cadre. En revanche, un certain nombre de déclarations administratives doivent être effectuées en amont : 

• une demande d'autorisation à la mairie pour l'ouverture d'un débit de boisson temporaire de seconde catégorie (vins, bière, cidres, etc.) ;
• une déclaration en préfecture en cas d'organisation d'un lâcher de ballons ou d'une tombola ;
• une déclaration en mairie en cas d'occupation du domaine public (cas d'un carnaval qui se déplacerait dans les rues) ;
• même si vous ne souhaitez pas ouvrir de débit de boisson, il est préférable d'informer la mairie des lieux, dates et horaires de la manifestation.

Si vous souhaitez faire intervenir des musiciens ou artistes pendant la fête, pensez à passer par le Guichet unique spectacle occasionnel (Guso), service de simplification administrative qui permet de remplir, en un seul formulaire, toutes les obligations légales : contrat de travail, déclaration des cotisations, etc. 
 

Pensez à la communication

Le succès d'un événement tient aussi à la communication : ne négligez pas cet aspect de l'organisation ! Pensez également à donner de la visibilité à l'association en utilisant les outils mis à votre disposition par l'Apel nationale : t-shirts Apel, affiches, signalétique, etc. 
 

Diffusion d’œuvres musicales

La diffusion publique d'œuvres musicales est soumise à redevance. La Sacem (société des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique) protège l'ensemble des œuvres musicales qui ne sont pas encore tombées dans le domaine public (70 ans après le décès de l'auteur ou du compositeur) et collecte des droits d'auteurs pour chacune de leur diffusion publique. En tant qu'organisatrice d’événements (kermesses, repas en musique, bal…), l'Apel est tenue de procéder à une déclaration auprès du délégué régional de la Sacem et de s'acquitter des droits d'auteurs.

Deux possibilités s’offrent à vous :

• Opter pour un forfait annuel, couvrant la majorité des événements organisés par les Apel (voir le détail des événements concernés dans les plaquettes en téléchargement ci-dessous – diffusion de musique à l’école et diffusion de musique en collège/lycée) ;
• Opter pour une déclaration et un paiement par événement.

Un protocole d’accord signé par l’Apel nationale et la Sacem permet aux Apel à jour de leur cotisation de bénéficier de réductions dans les deux cas :

• 10% de réduction sur les forfaits annuels ;
• Jusqu’à 12,5% de réduction sur les événements en musique, qui s’ajoutent aux 20% de réduction offerts sous réserve d’avoir effectué sa déclaration au moins quinze jours avant la date de la manifestation.

Les démarches (déclarations et paiements) s’effectuent sur clients.sacem.fr. Le règlement peut aussi s’effectuer par chèque. Si vous avez des questions, prenez contact avec votre délégué régional Sacem, dont vous trouverez les coordonnées sur : https://www.sacem.fr/delegations

Vous trouverez en téléchargement ci-dessous des plaquettes d’information présentant les différents tarifs applicables.

NB : Il est nécessaire de créer un compte client sur le site de la Sacem pour accéder à tous les formulaires de déclaration. Pour bénéficier des réductions liées au protocole d’accord Apel/Sacem, il vous faudra cocher la case "Indiquez si vous êtes une association membre d'une fédération titulaire d'un protocole accord avec la Sacem", puis sélectionner "Apel nationale". Les dates à indiquer sont celles de l’année d’exercice (dates de l’année scolaire).

Halte à la vente et à la distribution de poissons rouges

Couramment pratiquée lors des kermesses, la vente de poissons rouges, ou leur remise à titre de lot aux participants d'un jeu est pourtant proscrite par la loi. La vente et la cession d'animaux vivants sont encadrées par le Code rural, et interdites en dehors des manifestations spécifiquement consacrées aux animaux (très réglementées). Il est très important de respecter cette interdiction sous peine de sanctions, les associations de protection des animaux pouvant faire procéder à des constats d'huissiers dans les kermesses. 
 

Recommandations concernant la sécurité des aliments

Un certain nombre de précautions doivent être prises cas de préparation / vente de denrées alimentaires : conservation au réfrigérateur ou congélateur jusqu'au dernier moment, préparation le jour même, présentation dans des récipients alimentaires, propreté des mains et des ustensiles de préparation, distribution dans de la vaisselle jetable. Nous vous conseillons également de conserver les factures d'achat des produits.

On divise généralement les aliments en deux catégories : à risque faible, et à risque élevé.
Les aliments dits à risque faible sont les légumes et fruits crus et cuits, salades de riz ou pâtes non assaisonnées, taboulés, sandwiches, pizzas, quiches, crêpes, salaisons sèches (saucissons, etc.), fromages à pâte dure, gâteaux. 

Les aliments à risque élevé sont les viandes froides, préparations à base d'œuf et de crème, charcuteries, fromages à pâte molle, préparations à base de thon, de mayonnaise, gâteaux à base de chantilly ou crème pâtissière. Mieux vaut éviter les aliments de cette seconde catégorie pour minimiser les risques.

Les règles sont très strictes en matière de viandes à griller : elles doivent provenir d'établissements agréés, être bien cuites, et il est conseillé de conserver les marques de salubrité présentes sur leurs emballages quelque temps après la fête (en cas d'intoxication). Les barbecues doivent être installés dans un endroit sécurisé et difficilement accessible aux enfants. Pensez à avoir un extincteur à portée de main. 
 

Les Apel peuvent-elles vendre de l’alcool ?

Les Apel ont la possibilité de tenir une buvette lors des événements qu’elles organisent, sous réserve : de se limiter aux boissons des groupes 1 et 3 (boissons sans alcool, cidre, bière, vin… ne dépassant pas les 18°), d’avoir adressé à la mairie une demande d’autorisation d’ouverture temporaire de buvette au moins 15 jours avant la date de l’événement et de l’avoir obtenue, de ne pas aller au-delà de cinq ouvertures dans l’année. Attention, il peut arriver que ces dispositions soient restreintes par arrêté préfectoral. 

Pour ce qui est des boissons alcoolisées à emporter : une vente de vin ou de liqueur, si conviviale ou culturelle puisse-t-elle sembler (production locale, spécialité…), n’apparaît pas adaptée au sein d’un établissement scolaire, ni au regard de la mission de l’Apel. L’alcool n’est pas un produit anodin et l’association de parents d’élèves, qui peut être amenée à proposer des actions sur des thématiques comme les addictions, manquerait de cohérence si elle semblait par ailleurs faire la promotion de tel ou tel produit alcoolisé dont elle organiserait la vente. 
 

Quelle assurance pour les fêtes et kermesses ?

Le contrat responsabilité civile de l’Ogec couvre généralement toutes les activités se tenant dans l’établissement. Il est toutefois recommandé de vérifier le contrat pour chaque type d’événement. Vous trouverez ci-dessous une fiche élaborée par la Mutuelle Saint-Christophe Assurances sur les fêtes d’école, attirant votre attention sur un certain nombre de points de vigilance.